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电子文件保密管理-Word文档的安全防护
来源:德阳市质量技术监督局 点击数: 发表时间:2020-10-23 09:02:40 字号:

当前,计算机应用日益普及,各级政府纷纷加大对硬件和软件的投入,构建了办公自动化网络。随着网络规模的扩大,办公自动化应用水平的提高,数据共享的程度 越来越高,当人们在改变旧的工作方式的同时也愈来愈依赖于计算机。网络中的一些重要信息,涉及广泛,一旦出错影响巨大,后果更为严重。因此,我们在着力建 设办公自动化网络的同时,还要切实加强办公自动化网络的保密工作。

   电 子文件作为计算机应该的产物,以其高效环保的优点大量涌现,而电子文件的管理也越来越被办公室工作者所重视。目前的现状是不少单位中的电子文件处于自发形 成和保管的状态,管理上无章程、无职责,更谈不上有意识的将其归档保存,造成电子文件的损坏、失效、遗失、泄密,有的损失难以弥补。本着从计算机技术的特 点出发,针对本单位管理中的实际问题,谈点粗浅的认识。

就 技术机构来说,一个计量技术机构的正常运转,离不开管理体系文件的支撑。管理体系文件由质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格等文件组成,一般这 些文件都采用的是word文档格式,而且都是受控文件,当这些文件采用电子文档格式在技术机构内发放时,如何保护文档,使其内容和格式不被修改,是当前信 息化办公值得考虑的问题,本文主要针对word格式文档的保护方法做如下探讨,希望能够得到专家和同仁们的指正,从而共同促进办公自动化的全面推广:

一、   直接对word文档加密,主要采用以下方法。

1、 文件加密文件菜单设置:打开需要加密的Word文档,选“文件”的“另存为”,出现“另存为”对话框,在“工具”中选“常规选项”,出现“保存”选项卡, 分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码(这两种密码可以相同也可以不同),再次确认“打开权限密码”和“修改权限密码”,最后按“确定”退 出“保存”选项卡,保存文件。

2、由工具菜单设置:打开需要加密的Word文档,选“工具”菜单的“选项”命令,出现“选项对话框”,在“选项”对话框中选“保存”选项卡,分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码,点“确定”退出,将文件保存。

直接对word文档加密的方法比较简单适用,也是目前用比较常用的方法之一。

   二、将word文档转换为pdf格式文档。

1pdf文件的优点:PDF具有许多其他电子文档格式无法相比的优点。PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。该格式文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息,支持特长文件,集成度和安全可靠性都较高。 PDF文件使用了工业标准的压缩算法,通常比PostScript文件小,易于传输与储存。它还是页独立的,一个PDF文件包含一个或多个"页",可以单独处理各页,特别适合多处理器系统的工作。
此外,一个PDF文件还包含文件中所使用的PDF格式版本,以及文件中一些重要结构的定位信息。正是由于PDF文件的种种优点,它逐渐成为出版业中的新宠。 对普通读者而言,用PDF制作的电子书具有纸版书的质感和阅读效果,可以"逼真地"展现原书的原貌,而显示大小可任意调节,给读者提供了个性化的阅读方式。由于PDF文件可以不依赖操作系统的语言和字体及显示设备,阅读起来很方便。
2、将word文档转换为pdf格式的方法:采用 ScanSoftPDF Converter Professional 软件,该软件安装完毕后,在office 软件的word组件中,菜单上将自动添加一个PDF Create选项,从而便捷地将word文档转换为pdf格式,而用户无法对pdf格式文件随意删除或修改,如果要更加严格地控制,还可对pdf文件加密,从而实现更加安全的保护。

综上所述,将重要的word文档采取适当的方式处理,将有效保障相关电子文档的安全性、保密性,对于促进办公自动化的全面展开,提高工作效率,将起到有效地推动和保障作用。

以上仅是本人对电子文件word文档安全防护方面一点见解,请同仁指正。

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